TIETOSUOJASELOSTE
GDPR, EU:n tietosuoja-asetus (679/2016)

1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Seinäjoen Uimarit -58 ry (SEUI -58 ry)
c/o Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry
Seuralantie 9
60220 SEINÄJOKI

Yhteyshenkilö
Riika Tavast
p. 0503788020
riikatavast@gmail.com

2. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

3. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Seinäjoen Uimarit -58 ry:n jäsenien (jälj. rekisteröity) henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyperuste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (yhdistyslaki 503/1898 11 §). Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai jäsenyyden perusteella yhdistyksen tehtävien suorittamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, kuten yhdistyksen säännöissä ja yhdistyslaissa määritellään
• Yhdistyksen uimarirekisterien ylläpito
• Uinti-, kausi-, jäsen- ja muiden maksujen laskutus, maksujen valvonta ja perintä
• Tiedottaminen ja erilaiset kyselyt
• Lisenssitietojen ylläpito
• Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen liittyvä käsittely kuten testaus-, kilpailu-, leiri- sekä talkoo- ja varainhankintatoimintaan liittyvä käsittely
• Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
• Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanin tuotteiden ja palvelujen markkinointi, kuten mm. talkootoiminnan yhteydessä tapahtuva markkinointi
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi, raportointi

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Seinäjoen Uimarit -58 Ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Yhdistys vastaa henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä, ja jäsenrekisterin tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidystä:

• Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, osoite ja kotipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, rekisteröidyn ollessa alaikäinen lisäksi huoltajan vastaavat tiedot.
• Alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen.
• Syntymäaika tai henkilötunnus, siltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssitietoja tai vakuutusta varten.
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin.
• Yhdistyksen perimien maksujen laskutukseen ja perintään liittyvät tarpeelliset tiedot.
• Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten uintiryhmät, kilpailusarjat, testit ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot.
• Kuvien ja osoitetietojen julkaisemiseen liittyvät tiedot.
• Lupatiedot ja kiellot kuten sähköiset suoramarkkinointiluvat ja markkinointikiellot.
• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn ollessa alaikäinen tämän huoltajalta jäseneksi liittymisen yhteydessä tai yhteistyön aikana. Tiedot kerätään puhelimitse, sähköpostitse tai rekisteröidyn itsensä täyttämällä lomakkeella yhdistyksen kotisivuilla.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhdistyksen toiminnan yhteydessä, kuten tiedot laskutukseen tai suoritettuihin maksuihin liittyen, tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta, perusteena on rekisteröidyn suostumus tai lainsäädäntö.

7. Tietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Seinäjoen Uimarit -58 ry:n hallituksen jäsenet, rahastonhoitaja ja valmentajat sekä yhdistyksen kirjanpitäjä ja tilintarkastaja. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

8. Rekisterin tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Yhdistys voi luovuttaa rekisterin tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen, testien tai leirien järjestäjille sekä yhdistyksen toimintaan kuuluvien matkojen järjestämisen yhteydessä tarvittaville palveluntarjoajille (tavanomainen luovutus).

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella henkilötietojensa siirtämiseksi tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lain mukainen peruste.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset turvallisuusmenettelyt, joilla suojataan rekisteröityjen henkilötietoja. Henkilötietoja suojataan tietojen katoamiselta, luvattomalta käytöltä, muuntelulta ja tuhoutumisen varalta. Henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu.

Rekisterinpitäjä tekee tietosuojalainsäädännön mukaisen tietojenkäsittelysopimuksen jokaisen henkilötietoja käsittelevän kanssa.

Käytämme mm. seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ennalta määritellyt henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

• Yhdistyksen hallitus vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta.
• Henkilötietojen käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. 

Rekisterin palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteiden mukaisesti tietoja ylläpidetään palveluntarjoajan fyysisesti suojatussa tilassa sijaitsevilla palvelimilla, joiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisin teknisin menetelmin.

• Tulostetuissa listauksissa pyritään käyttämään jäsennumeroa tai nimeä ja välttämään muiden henkilötietojen käyttämistä.
• Tulostetut asiakirjat, jotka sisältävät henkilötietoja sijaitsevat lukituissa tilassa ja aineisto hävitetään asianmukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on käsittelyperusteen kannalta tarpeellista kuten jäsenyyden ajan sekä tarvittaessa jäsenyyden päättymisen jälkeen, kuitenkin enintään siihen saakka, kunnes rekisteröity on hoitanut velvoitteensa yhdistystä kohtaan. Jäsenten yhteystietoja voidaan säilyttää seuraavan kauden toimintaa ja siihen liittyvää markkinointia varten, jos tietojen säilyttämistä tähän tarkoitukseen ei ole erikseen kielletty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niiden käsittelyyn ei enää ole laillista perustetta. Jäsenrekisteri tarkistetaan vuosittain tarpeettomien henkilötietojen osalta.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastusoikeutta koskeva pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (Riika Tavast riikatavast@gmail.com).

Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

12. Tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot korjataan viipymättä rekisteröidyn ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (Riika Tavast riikatavas@gmail.com) kirjallisesti.

Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Seinäjoen Uimarit-58 Ry:lle.

13. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

-  henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,

-  rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,

-  henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai

-  henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (Riika Tavast riikatavas@gmail.com) kirjallisesti.

14. Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden tai katsoo, että hänen henkilötietoja käytetään väärin. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramainontaan, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (Riika Tavast riikatavas@gmail.com) kirjallisesti.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädännön periaatteita. Valitus tulee tehdä Tietosuojavaltuutetulle.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 HELSINKI
p. 029 566 6700
Sposti tietosuoja@om.fi

16. Tietosuojaselosteen laatimispäivä ja päivittäminen

Tietosuojaseloste on laadittu vuonna 1.5.2018. Tietosuojaselostetta tarkastellaan vuosittain ja päivitetään tarvittaessa.  

Päivitetty 8.4.2024